Belegversand und Upload – So funktioniert’s
Dokumente einsehen und genehmigen
Im Addison OneClick Portal findest du links den Bereich „Dokumente“. Hier kannst du alle Dokumente sehen, die wir dir hochgeladen haben. Bei Bedarf kannst du sogar direkt elektronisch genehmigen – praktisch und schnell!
Belege und Dateien hochladen
Wenn du uns Dokumente oder Belege schicken möchtest, nutze den Bereich „Beleg- und Datei-Upload“. Dort findest du verschiedene Buttons, die dir helfen, deine Unterlagen direkt an den richtigen Sachbearbeiter zu schicken.
Wichtig für Lohn Online-Nutzer
Falls du bereits Lohn Online nutzt, lade deine Lohndokumente bitte direkt dort hoch – nicht über den Beleg- und Datei-Upload im Portal.
Warum die richtige Zuordnung wichtig ist
Hinter jedem Button steht ein Sachbearbeiter, der die hochgeladenen Dokumente direkt bekommt. Achte also darauf, dass du die Belege richtig zuordnest – so landet alles genau da, wo es hin soll!
Hinter den nachfolgenden Buttons steht dein Ansprechpartner für die Buchhaltung:
Eingangs-Re., Ausgangs-Re., Daten-Export FiBu, Sonstige Belege FiBu
Hinter dem Button „Jahresabschluss“ steht Ihr Ansprechpartner für den Jahresabschluss
Hinter dem Button „Betriebliche Steuern“ der Ansprechpartner für die betrieblichen Steuern
Hinter dem Button „Lohn“ dein Lohnansprechpartner
Und zu guter Letzt, der Button „Allgemein“. Hinter diesem Button steht dein
Hauptansprechpartner der Kanzlei. Sofern du keine Beschwerden oder Probleme
hast, solltest du unter diesem Button keine steuerlich relevanten Belege hochladen,
da darüber keine zeitnahe Bearbeitung in der Finanz- oder Lohnbuchhaltung erfolgen
wird.
Die oben beschriebenen Buttons verwendest du bitte wie folgt:
Button „Eingangs-Re.“
Hier kommen alle Rechnungen rein, die du bzw. dein Unternehmen bezahlen muss – egal ob per Überweisung, PayPal oder Lastschrift. Wichtig: Rechnungen sind keine Lieferscheine, Bestellungen oder Verträge. Diese gehören woanders hin (siehe unten).
Button „Ausgangs-Re.“
Wenn du deine Ausgangsrechnungen nicht als Datenexport an uns übermittelst, lade sie hier als Belegbild (z. B. PDF) hoch. Das sind die Rechnungen, die du an deine Kunden erstellst und verschickst.
Button „Daten-Exporte FiBu“
Falls du ein Rechnungsprogramm nutzt und einen Datenexport deiner Ausgangsrechnungen erstellst, lade diese Datei unter dem Button „Daten-Exporte FiBu“ hoch. So landet alles direkt in der Finanzbuchhaltung.
Button „Sonstige Belege FiBu“
Du hast Belege, die weder Eingangs- noch Ausgangsrechnungen sind? Beispiele wären:
- EC-Cash-Belege
- Lieferscheine
- Kontoauszüge
- Bestellungen oder Verträge
Bevor du diese hochlädst, sprich bitte mit deinem Sachbearbeiter, ob sie überhaupt für die Buchhaltung nötig sind. In der Regel brauchen wir keine Kontoauszüge (wir lesen deine Bankumsätze direkt ein) und auch keine EC-Cash-Belege oder Lieferscheine.
Wichtig bei Kassenbüchern
Falls du dein Kassenbuch bisher als Excel-Datei oder handschriftlich geführt hast, sprich dringend mit deinem Hauptansprechpartner oder Sachbearbeiter Buchhaltung. Der Gesetzgeber erlaubt nicht-digitale Kassen nur noch unter sehr strengen Anforderungen – hier solltest du unbedingt auf eine digitale Lösung umsteigen!
Die „Scan“-App von Wolters Kluwer – Einfach Belege hochladen
Eingangsrechnungen per Post? Kein Problem!
Falls du Rechnungen per Post bekommst und keine Lust hast, sie mit einem Scanner zu digitalisieren und über das Portal hochzuladen, gibt es eine einfache Lösung: die „Scan“-App von Wolters Kluwer.
So funktioniert’s:
- Lade dir die App aus dem Store auf dein Smartphone.
- Fotografiere deine Eingangsrechnungen oder andere Belege direkt mit der App.
- Schicke sie uns über die passenden Buttons – schnell und unkompliziert.
Dauer? Weniger als zwei Minuten!
Mit der „Scan“-App sparst du Zeit und kannst deine Belege blitzschnell digitalisieren und hochladen. Einfacher geht’s nicht!
Weiterleitung von Eingangsrechnungen per E-Mail – So geht’s einfach
Eingangsrechnung per E-Mail? Kein Problem!
Wenn du eine Rechnung per E-Mail bekommst und sie nicht umständlich auf deinem PC speichern und über das Portal hochladen möchtest, haben wir eine praktische Lösung für dich:
Individuelle E-Mail-Adressen nutzen
Hinter jedem Button im „Beleg- und Dateiupload“ ist eine spezielle E-Mail-Adresse hinterlegt. Diese erfährst du, wenn du im entsprechenden Belegordner auf „Upload per E-Mail“ klickst. So kannst du Rechnungen direkt weiterleiten, ohne sie vorher speichern zu müssen.
So richtest du es ein:
- Neuen Kontakt anlegen: Erstelle in deinem E-Mailprogramm einen neuen Kontakt, z. B. „Eingangsrechnung“, mit der passenden E-Mail-Adresse aus Addison.
- Rechnung weiterleiten: Schicke die bei dir eingegangene Rechnung einfach an diese Adresse.
- Unterschiedliche Kontakte: Falls du verschiedene Arten von Belegen hast, lege mehrere Kontakte an – die E-Mail-Adressen sind je nach Button unterschiedlich.
Belegqualität – Darauf solltest du achten
Warum ist die Belegqualität wichtig?
Unsere Systeme analysieren deine Belege direkt bei der Übermittlung. Wenn ein Tankbeleg (z. B. auf blauem Papier) nach dem Scan schwarz wird, ist er nicht lesbar. Das bedeutet, weder unser System noch der Sachbearbeiter kann den Beleg prüfen oder buchen.
Was passiert bei schlechten Scans?
Schlecht gescannte Belege führen zu unnötigen Rückfragen, die Zeit kosten und deine Buchhaltungskosten erhöhen. Mit einwandfrei gescannten Belegen sparst du Zeit und vermeidest unnötige Rückfragen!
Was solltest du tun?
- Belege prüfen: Schau dir deine gescannten Belege vor dem Hochladen nochmal an und achte auf klare Lesbarkeit.
- Qualität sicherstellen: Achte darauf, dass Farben und Details gut erkennbar sind – besonders bei farbigen Belegen wie Tankquittungen.
Einzelne Belege – So machst du es richtig
Bitte keine langen PDFs!
Schicke uns keine „meterlangen“ PDF-Dateien mit vielen Belegen hintereinander. Stattdessen:
- Rechnungen: Alle zusammenhängenden Seiten einer Rechnung bitte als eine Datei hochladen.
- Tankbelege und Quittungen: Diese bitte einzeln scannen und auf einer Seite hochladen – nicht mehrere Belege nebeneinander.
Warum ist das wichtig?
Wenn du uns lange PDFs (z. B. mit 100 Seiten) schickst, muss ein Sachbearbeiter die Datei manuell aufteilen. Das kostet Zeit und verursacht zusätzliche Kosten für dich.
