Was die neue KI-Verordnung für Datenschutz im Mittelstand & bei Steuerberatern bedeutet

Pflichten, Risiken und Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen im Zeitalter der künstlichen Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Sie steckt in Buchhaltungssoftware, Analyse-Tools, Sicherheitssystemen und vielen Anwendungen, die den Büroalltag erleichtern. Doch mit den Chancen kommen auch Fragen – besonders beim Thema Datenschutz und Sicherheit. Die Europäische Union hat darauf reagiert und den EU AI Act verabschiedet – die weltweit erste umfassende Regulierung für KI. Aber was bedeutet dieses komplexe Gesetz konkret für Sie als Unternehmer oder Kanzleiinhaber in Deutschland? Und wie hängt das alles mit dem Datenschutz zusammen, der Ihnen täglich begegnet?

In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und erklären Ihnen praxisnah, welche Pflichten und Risiken der AI Act für Nutzer von KI-Systemen mit sich bringt und warum der Schutz Ihrer Daten und der Ihrer Kunden jetzt noch wichtiger wird.

Was ist der EU AI Act – Ganz einfach erklärt

Stellen Sie sich den AI Act wie eine Art "TÜV" für KI-Systeme vor. Das Ziel ist simpel: Vertrauen in KI schaffen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie in Europa sicher, transparent und im Einklang mit unseren Grundrechten (wie dem Recht auf Datenschutz!) eingesetzt wird.

Der AI Act verfolgt einen **risikobasierten Ansatz**. Das bedeutet: Je höher das potenzielle Risiko eines KI-Systems für die Sicherheit und die Rechte der Menschen ist, desto strenger sind die Regeln.

• **Unannehmbares Risiko:** Diese KI-Systeme sind verboten (z.B. Social Scoring durch Staaten).
• **Hochrisiko-Systeme:** Das sind die, die für die meisten Unternehmen am relevantesten sind. Dazu gehören KI in kritischer Infrastruktur, im Bildungs- oder Personalwesen, bei der Kreditwürdigkeitsprüfung oder in Sicherheitssystemen. Hier gibt es strenge Auflagen für die Anbieter und Nutzer.
• **Begrenztes Risiko:** Systeme, bei denen Transparenz wichtig ist (z.B. Chatbots – hier muss klar sein, dass man mit einer KI interagiert).
• **Minimales Risiko:** Die meisten KI-Systeme (z.B. Spam-Filter, einfache KI in Spielen). Hier gibt es kaum zusätzliche Regeln durch den AI Act.

Der Haken für Mittelstand & Kanzleien: AI Act trifft auf Datenschutz (DSGVO)

Genau hier wird es besonders spannend. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt personenbezogene Daten. Der AI Act reguliert die Technologie – die KI-Systeme selbst. Aber was passiert, wenn ein Hochrisiko-KI-System personenbezogene Daten verarbeitet? Richtig, dann müssen beide Regelwerke beachtet werden!

Viele KI-Anwendungen, die für Unternehmen und Kanzleien interessant sind (z.B. KI-gestützte HR-Software zur Bewerberauswahl, Tools zur Analyse großer Datensätze, erweiterte Sicherheitssysteme), arbeiten naturgemäß mit Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder anderen sensiblen Informationen.

Der AI Act ergänzt die DSGVO hierbei um spezifische Anforderungen für Hochrisiko-KI, die sich indirekt oder direkt auf den Datenschutz auswirken:

• **Datenqualität:** Hochrisiko-KI-Systeme müssen mit qualitativ hochwertigen Daten trainiert und betrieben werden. Schlechte Daten = diskriminierende oder falsche Ergebnisse, was wiederum ein Datenschutzproblem sein kann.
• **Transparenz und Nachvollziehbarkeit:** Es muss verständlich sein, wie das System zu seinen Ergebnissen kommt. Für Sie als Nutzer bedeutet das, dass Sie die Funktionsweise (zumindest in groben Zügen) verstehen und die Ergebnisse überprüfen können müssen.
• **Menschliche Aufsicht:** Bei Hochrisikozsystemen muss immer eine menschliche Kontrolle möglich und vorgesehen sein, um Fehlentscheidungen der KI zu korrigieren und Risiken zu minimieren.
• **Sicherheit:** KI-Systeme müssen sicher sein und vor Angriffen geschützt werden, um Datenlecks oder Manipulationen zu verhindern.

Was bedeutet das konkret für Sie als Nutzer von KI-Systemen?

Auch wenn Sie kein Anbieter von KI-Systemen sind, sondern diese nur in Ihrem Betrieb oder Ihrer Kanzlei einsetzen, kommen neue Pflichten auf Sie zu, insbesondere wenn Sie **Hochrisiko-KI** nutzen. Dazu gehören unter anderem:

• **Verständnis für das System:** Sie müssen wissen, wofür das KI-System gedacht ist und wie es funktioniert.
• **Nutzung gemäß Anleitung:** Das System muss im vorgesehenen Rahmen und unter den vom Anbieter vorgegebenen Bedingungen genutzt werden.
• **Überwachung der Ergebnisse:** Sie müssen sicherstellen, dass die Ergebnisse der KI korrekt, unvoreingenommen und nicht diskriminierend sind.
• **Risikomanagement:** Eigene Verfahren zur Überwachung und zum Umgang mit Risiken, die sich aus der Nutzung der KI ergeben, sollten etabliert werden.
• **Dokumentation:** Unter Umständen müssen Sie die Nutzung des Systems und eventuell aufgetretene Vorfälle dokumentieren.
• **Kooperation mit Behörden:** Im Falle von Prüfungen müssen Sie mit den zuständigen Marktüberwachungsbehörden kooperieren.

Beispiele aus der Praxis:

Eine Steuerkanzlei nutzt eine KI-gestützte Software, die Mandantendaten analysiert, um Compliance-Risiken zu identifizieren. Dies könnte ein Hochrisiko-System sein.
Ein mittelständisches Unternehmen verwendet ein KI-Tool im Personalwesen, um Bewerbungen zu filtern und vorab zu bewerten. Definitiv ein Bereich mit hohem Risiko und engen Datenschutzbezügen.
Ein Betrieb setzt KI-gestützte Videoüberwachung zur Objektsicherheit ein, die auch Personen identifizieren kann.

Warum Sie jetzt handeln sollten

Ignorieren ist keine Option. Der AI Act wird schrittweise in Kraft treten und Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen – ähnlich wie bei der DSGVO. Aber es geht nicht nur um Strafen:

• Vertrauen: Ihre Kunden und Mitarbeiter vertrauen darauf, dass Sie verantwortungsvoll mit ihren Daten und modernen Technologien umgehen. Besonders für Steuerkanzleien ist das Vertrauen das höchste Gut.
• Datensicherheit: Die korrekte Anwendung von KI-Systemen im Einklang mit dem AI Act und der DSGVO schützt Ihre Daten vor Missbrauch und Cyberangriffen.
• Effizienz: Nur wenn Sie verstehen, wie Sie KI-Systeme regelkonform einsetzen, können Sie deren volles Potenzial sicher ausschöpfen.

Wie L1-Datenschutz GmbH Sie unterstützen kann

Als L1-Datenschutz GmbH sind wir Ihr Partner für alle Fragen rund um Datenschutz und moderne IT-Lösungen. Wir helfen Ihnen nicht nur dabei, Ihre bestehende IT-Infrastruktur sicher zu gestalten und den Modern Workplace mit Microsoft-Lösungen optimal zu nutzen, sondern auch dabei, die neuen Herausforderungen durch Technologien wie KI und den AI Act zu meistern. Wir analysieren Ihren Bedarf, identifizieren Risiken und entwickeln praxisnahe Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Kanzlei passen und Sie sicher in die digitale Zukunft führen.

Fazit

Der EU AI Act ist ein wichtiger Schritt zur Regulierung künstlicher Intelligenz. Für den Mittelstand und Steuerberater bedeutet er, dass der verantwortungsvolle Umgang mit KI – insbesondere in Verbindung mit personenbezogenen Daten – unerlässlich wird. Indem Sie sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzen und die notwendigen Schritte einleiten, schützen Sie nicht nur Ihre Daten und die Ihrer Kunden, sondern stärken auch das Vertrauen und sichern die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.