Wie kann ich Mehrkosten bei der Buchhaltung verhindern?
Ein reibungsloser Ablauf in der Buchhaltung bedeutet weniger Aufwand und geringere Kosten. Mit einigen einfachen, aber effektiven Maßnahmen kannst du dafür sorgen, dass deine Buchhaltung effizient und ohne unnötige Mehrkosten läuft. Hier sind einige praktische Tipps:
1. Trenne private von geschäftlichen Zahlungen
Halte private und geschäftliche Zahlungen stets getrennt. Dies hilft, Verwirrung zu vermeiden und sorgt dafür, dass deine Buchhaltung korrekt und übersichtlich bleibt.
Tipp: Eröffne mehrere Konten bei deiner Bank (Privat, Zahlungseingänge, Ausgaben)
2. Lade deine Belege vollständig und gut lesbar hoch
Achte darauf, dass alle Belege vollständig und gut lesbar hochgeladen werden. Unvollständige oder schwer lesbare Belege führen zu Rückfragen und verzögern die Buchhaltung.
3. Lade Rechnungen einzeln und vollständig hoch
Stelle sicher, dass du Rechnungen immer einzeln und vollständig hochlädst. Dies bedeutet, alle Seiten der Rechnung zu erfassen – unvollständige Dokumente können zu Fehlern und Verzögerungen führen.
4. Lade Belege immer in die richtigen Ordner hoch
Achte darauf, Belege in die richtigen Ordner hochzuladen. Eine ordnungsgemäße Ablage spart Zeit und sorgt dafür, dass keine Belege verloren gehen.
5. Aktualisiere regelmäßig deine Bankdaten
In Addison OneClick muss der Abruf deiner Bankdaten regelmäßig durch eine Autorisierung freigegeben werden. Stelle sicher, dass diese Freigabe zeitnah erfolgt, um einen reibungslosen und kontinuierlichen Ablauf in der Buchhaltung zu gewährleisten. Auch dies spart Nachfragen seitens der Kanzlei.
Tipp: Trage dir eine Wiedervorlage in regelmäßigen Abständen ein.
6. Denke auch an geschäftliche Verträge
Vergiss nicht, auch Verträge wie Strom-, Leasing- oder Mietverträge hochzuladen. Diese gehören genauso zur Buchhaltung wie Rechnungen und sind wichtig für eine vollständige Dokumentation.
7. Verwendungszwecke klar und präzise angeben
Achte darauf, dass du bei jeder Überweisung die Rechnungsnummer als Verwendungszweck angibst. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Zuordnung der Zahlung in der Buchhaltung. Vermeide Sammelüberweisungen, wann immer es möglich ist – einzelne Zahlungen pro Rechnung können automatisiert zugeordnet werden, was dir und uns Zeit spart.
8. Informiere uns rechtzeitig über Veränderungen
Halte uns auf dem Laufenden, wenn sich etwas in deinem Geschäft verändert, wie z. B. neue Kreditverträge oder größere Anschaffungen. So stellen wir sicher, dass deine Buchhaltung immer aktuell ist.
9. Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine sind keine Rechnungen
Denke daran, dass Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine keine Rechnungen sind! Diese Dokumente allein reichen nicht aus, um die Buchhaltung korrekt abzuschließen.
10. Zahlungen an die Kanzlei pünktlich leisten
Pünktliche Zahlungen an die Kanzlei helfen, unnötige Nachfragen und zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu vermeiden. Verzögerte Zahlungen führen oft zu Mehrarbeit, was zusätzliche Kosten verursacht. Solltest du eine Rechnung mal nicht pünktlich bezahlen können, so halte dazu Rücksprache mit uns.
PS: Denke immer daran, dass du deine Dienstleistungen auch immer ordnungsgemäß und unkompliziert bezahlt haben möchtest.
11. Denke an die Transparenz für Dritte
Besonders bei einer Betriebsprüfung muss deine Buchhaltung für Dritte nachvollziehbar sein. Achte darauf, dass alle Verwendungszwecke klar und korrekt angegeben sind, damit der Prüfer alle Zahlungen und Buchungen problemlos nachvollziehen kann.
Mit diesen einfachen und effektiven Tipps kannst du sicherstellen, dass deine Buchhaltung effizient und ohne unnötige Kosten abläuft. Die Nutzung von Addison OneClick in Kombination mit einer gut strukturierten Vorgehensweise spart dir Zeit und Aufwand.
Wir stehen dir gerne zur Seite, um deine Buchhaltung zu optimieren – melde dich einfach bei uns für eine individuelle Beratung!
